انواع لوازم بایگانی و بررسی کاربرد هرکدام

انواع لوازم بایگانی و بررسی کاربرد هرکدام

تقریبا همه ما دارای اسناد و مدارک مهمی هستیم که درون آنها اطلاعات با ارزشی ثبت شده است و برای نگهداری و مراقبت از آنها نیاز به استفاده از یک سری لوازم خاص داریم. خوشبختانه امروزه انواع مختلفی از لوازم بایگانی به بازار عرضه شده است که با استفاده از آنها به راحتی می‌توانید اقدام به نگهداری از اسناد ضروری و مهم خود نمایید.

برای انتخاب لوازم بایگانی می‌بایست فاکتورهای مختلفی مثل تعداد و حجم برگه‌ها، ابعاد آنها و مواردی از این دست را مد نظر قرار دهید تا بتوانید لوازمی متناسب با اسناد و مدارک خود انتخاب و خریداری نمایید. 

معرفی انواع محصولات بایگانی

1- زونکن

از جمله پرکاربردترین لوازم بایگانی می‌توان به زونکن اشاره نمود. افرادی که از این محصول برای نگهداری مدارک و اسناد خود استفاده می‌کنند می‌توانند این اسناد را به صورت دسته‌بندی شده درون زونکن قرار دهند. با توجه به اینکه زونکن‌ها از عطف با طول زیادی برخوردار هستند، امکان نگهداری حدود ۵۰۰ تا ۶۰۰ برگه درون زونکن فراهم می‌باشد. زونکن‌ها برای نگهداری اسناد و مدارک از تعدادی حلقه استفاده می‌کنند که برای باز و بسته کردن آنها می‌توانید از اهرم تعبیه شده بر روی بدنه زونکن استفاده نمایید. زونکن‌ها در انواع مختلف پلاستیکی و مقوایی به بازار عرضه شده‌اند و نوع پلاستیکی آنها دارای مقاومت بالاتری بوده و از قیمت بیشتری نیز برخوردار می‌باشد.

2- کلاسور

یکی دیگر از انواع لوازم بایگانی و ذخیره سازی موجود در بازار، کلاسور می‌باشد. کلاسورها نیز درست شبیه زونکن دارای حلقه‌هایی برای نگهداری اسناد و مدارک هستند که با باز و بسته شدن آنها، می‌توانید اسناد را داخل کلاسور قرار دهید یا از آن خارج کنید. از آنجایی که کلاسورها نسبت به زونکن از عطف کمتری برخوردار می‌باشند، تعداد برگه‌هایی که در آنها می‌توانید نگه دارید کمتر بوده و به حدود ۲۰۰ تا ۳۰۰ برگه می‌رسد. کلاسورها نیز در انواع مختلفی به بازار عرضه شده‌اند و مدل‌های مختلف آن از نظر جنس، تعداد حلقه و قیمت با یکدیگر دارای تفاوت می‌باشند.

3- پوشه

پوشه را می‌توان جزو ارزان قیمت‌ترین لوازم بایگانی و ذخیره‌سازی اطلاعات معرفی نمود. از پوشه معمولاً در مواقعی که نیاز به نگهداری تعداد محدودی برگه جهت بایگانی می‌باشد استفاده می‌شود. پوشه‌ها از وزن بسیار سبکی برخوردار هستند و به همین خاطر اگر می‌خواهید مدارک خود را در طول روز به جاهای مختلف حمل کنید، پیشنهاد می‌کنیم از پوشه برای انجام این کار استفاده نمایید. پوشه ‌ها نیز در انواع مختلفی به بازار عرضه شده‌اند که از آن جمله می‌توان به پوشه‌های مقوایی و پلاستیکی اشاره نمود.

پوشه‌های پلاستیکی نسبت به پوشه‌های مقوایی از مقاومت و قیمت بیشتری برخوردار هستند. نکته دیگری که در رابطه با پوشه‌های پلاستیکی می‌توانیم به آن اشاره کنیم این است که این پوشه‌ها در دو نوع مات و شفاف به بازار عرضه شده‌اند. چنانچه قصد نگهداری اسناد مهم و سکرت را دارید پیشنهاد می‌کنیم پوشه‌های پلاستیکی مات را برای خرید انتخاب نمایید

4- طلق و شیرازه

طلق و شیرازه یکی دیگر از لوازم بایگانی و ذخیره سازی اسناد و مدارک است که استفاده از آن امروزه بسیار کم شده است. با وجود اینکه این محصول از قیمت پایینی برخوردار می‌باشد، اما به دلیل عرضه محصولات با کارایی راحت‌تر جهت بایگانی، کم کم استفاده از تلق و شیرازه به فراموشی سپرده شده است. جهت نگهداری اسناد و مدارک با استفاده از طلق و شیرازه کافیست اسنادتان را بین دو طلق قرار داده و با استفاده از شیرازه این اسناد را به یکدیگر متصل نمایید. اغلب تلق و شیرازه‌های موجود در بازار دارای سایز A4 می‌باشند. طلق و شیرازه نیز در دو نوع مات و شفاف به بازار عرضه شده است و شما به تناسب سلیقه خود می‌توانید نوع مناسب را برای خرید انتخاب نمایید.

5- کلیربوک

از جمله جدیدترین لوازمی که از آن برای بایگانی و ذخیره سازی اسناد استفاده می‌شود، می‌توان به کلیربوک اشاره نمود. کلیربوک به محصولاتی گفته می‌شود که دارای جلد پلاستیکی هستند و داخل آنها چندین پوشه کیسه‌ای یا کاور برای نگهداری برگه‌ها وجود دارد. کلیربوک در دو نوع قاب‌دار و بدون قاب به بازار عرضه شده‌ و نحوه اتصال کاور به جلد پلاستیکی کلیربوک به دو صورت کلاسوری و صحافی شده انجام شده است و این به نظر و سلیقه شما برمی‌گردد که بخواهید کدام نوع را برای خرید انتخاب نمایید.

اما اگر کلیربوک با کاورهای صحافی شده را برای خرید انتخاب می‌کنید باید بدانید که امکان تغییر در تعداد کاورهای این کلیربوک ها وجود ندارد. این در حالیست که با خرید کلیربوک های کلاسوری شما به راحتی می‌توانید اقدام به کم و زیاد کردن کاورهای موجود در آن نمایید. تفاوتی که بین کلیربوک ‌های قاب‌دار و بدون قاب وجود دارد این است که در کلیربوک ‌های قاب‌دار یک پوشش بر روی جلد کلیربوک قرار می‌گیرد که منجر به محافظت بیشتر از اسناد داخل آن می‌نماید. علاوه بر این جاسازی کلیربوک ‌های قاب‌دار درون قفسه بسیار راحت‌تر انجام می‌شود، اما برای خرید آنها می‌بایست هزینه بیشتری را پرداخت کنید. کلیربوک ‌ها نیز درست مثل پوشه‌ها در دو نوع شفاف و مات به بازار عرضه شده‌اند و معمولاً از نوع مات آنها جهت نگهداری اسناد سکرت استفاده می‌شود.

6- پاکت

شاید برای شما جالب باشد که بدانید شما می‌توانید از پاکت نیز برای نگهداری اسناد و مدارکتان استفاده کنید. پاکت‌ها در ابعاد و اندازه‌های مختلفی به بازار عرضه شده‌اند تا بتوانید اسناد و مدارک مختلف را درون آنها قرار دهید. به دلیل آنکه برای تولید پاکت معمولاً از مواد با کیفیت و مرغوب استفاده می‌شود، پاکت‌ها نسبت به کاغذهای معمولی از مقاومت بالاتری برخوردار هستند و دیرتر پاره می‌شوند. طریقه بسته شدن پاکت‌های مختلف متفاوت بوده و درب پاکت ها توسط دکمه، زیپ و نخ بسته می‌شود. با بستن درب پاکت خیال شما از بابت بیرون نریختن برگه‌های داخل پاکت راحت خواهد شد.